Багато дизайнерів інстинктивно відкидають жорсткі графіки, вважаючи, що вони пригнічують творчість. Проте все більше професіоналів досягають успіху, використовуючи спільний підхід під назвою планування залучення, розроблений на основі системи Last Planner® (LPS®) Гленном Баллардом і Грегом Хоуелом у 1990-х роках. Цей метод не встановлює крайні терміни, але визначає реалістичні часові рамки через колективне зобов’язання.
Зміст
Проблема з традиційним плануванням
Традиційне планування проекту, таке як планування методом критичного шляху (CPM), часто не прискорює процес виконання проектних завдань, навіть із збільшенням ресурсів. Дизайнери часто неправильно оцінюють або опираються часовим обмеженням, що призводить до затримок. Клієнти, як і будь-який інший споживач, хочуть передбачуваних дат завершення, але творча робота рідко вписується в жорсткі рамки.
Головною проблемою є не брак зусиль, а розрив між тим, як планується робота, і тим, як вона фактично виконується. Дизайнери часто стверджують, що графіки «дешевші», ніж їхній процес, тоді як підрядники за замовчуванням використовують розпливчасті оцінки, наприклад «близько двох тижнів». Цей розрив підриває ефективність і довіру.
Як працює планування залучення
LPS® — це «тягнуча» система, тобто робота починається на основі потреб наступних етапів, а не відштовхується від попередніх. Це передбачає спільне обговорення за участю всіх зацікавлених сторін – архітекторів, інженерів, клієнтів – для визначення послідовності завдань, залежностей і реалістичної тривалості.
Це робиться за допомогою структурованих бесід, які керуються такими запитаннями:
- Чи повинні ми це зробити? (Strategic Fit)
- Чи можемо ми це зробити? (Наявність ресурсів)
- Ми зробимо це? (Зобов’язання)
- Ми це зробили? (Відповідальність)
- Чого ми навчилися? (Постійне вдосконалення)
Практичний приклад: будівництво лікарні заощаджує два місяці
Нещодавній приклад у великій лікарні демонструє ефект. Після 30-денної паузи через COVID-19 команда дизайнерів зіткнулася із сукупною затримкою на два місяці над проектом, який мав би забезпечити лікування пацієнтів менш ніж за три роки. Традиційні методи не змогли повернути втрачений час.
Впровадження LPS® під час невеликої пілотної сесії з командою проектувальників підкреслило ключ: роз’яснення, що потрібно подальшим командам для прогресу, а не просто повідомляти, коли результати будуть готові. Це призвело до того, що креслення були подані для отримання дозволів на будівництво на кілька днів раніше, ніж початковий графік CPM.
Розширення сесій із залученням клієнта призвело до майже двомісячного прискорення фази цивільного проектування. Команда скоротила 44 дні з розкладу, що дорівнювало економії 1,32 мільйона доларів на проектуванні зі смішною ставкою 1000 доларів на день.
Роль останнього планувальника
Останній планувальник® — це особа, яка безпосередньо відповідає за призначення роботи та прийняття рішень щодо ресурсів. У проектуванні це, як правило, головний архітектор, начальник відділу або провідний інженер. У будівництві це виконроб, начальник дільниці або виконроб.
Для ефективного впровадження LPS® потрібен кваліфікований фасилітатор, який зможе орієнтуватися в динаміці команди та виявляти приховані обмеження. Система процвітає завдяки прозорості, підзвітності та спільному зобов’язанню виконувати високоякісну роботу вчасно.
Довгострокові результати
Зрештою, у проекті лікарні досягнуто десятимісячного покращення графіка проектування, скоротивши загальний час завершення проекту з 36 до 26 місяців. Тепер команда дизайнерів активно впроваджує LPS® у кожен сеанс, постійно вдосконалюючи свій робочий процес.
Головним результатом є не лише швидша реалізація, а й фундаментальна зміна способів планування проектних команд від опору до співпраці. Зосереджуючись на сильній відданості та постійному навчанні, LPS® перетворює терміни з обмежень на можливості для вдосконалення.
