Wielu projektantów instynktownie odrzuca sztywne harmonogramy, wierząc, że tłumią one kreatywność. Jednak coraz większa liczba profesjonalistów odnosi sukcesy, stosując podejście oparte na współpracy zwane planowaniem ściąganym, opracowane na podstawie systemu Last Planner® (LPS®) przez Glenna Ballarda i Grega Howella w latach 90-tych. Metoda ta nie narzuca terminów, ale identyfikuje realistyczne ramy czasowe poprzez zbiorowe zaangażowanie.
Зміст
Problem z tradycyjnym planowaniem
Tradycyjne planowanie projektu, takie jak harmonogramowanie metodą ścieżki krytycznej (CPM), często nie przyspiesza procesu realizacji zadań projektowych, nawet przy zwiększonych zasobach. Projektanci często błędnie oceniają ograniczenia czasowe lub opierają się im, co prowadzi do opóźnień. Klienci, jak każdy inny konsument, chcą przewidywalnych terminów realizacji, ale praca twórcza rzadko mieści się w sztywnych granicach.
Głównym problemem nie jest brak wysiłku, ale rozbieżność między sposobem zaplanowania pracy a faktycznym jej wykonaniem. Projektanci często twierdzą, że harmonogramy są „tańsze” niż ich proces, podczas gdy wykonawcy domyślnie podają niejasne szacunki, takie jak „około dwóch tygodni”. Ta luka podważa efektywność i zaufanie.
Jak działa planowanie pull
LPS® to system typu „pull”, co oznacza, że praca rozpoczyna się w oparciu o potrzeby kolejnych etapów, a nie jest wypychana z poprzednich. Polega na wspólnej dyskusji z udziałem wszystkich interesariuszy – architektów, inżynierów, klientów – w celu ustalenia kolejności zadań, zależności i realistycznego czasu trwania.
Odbywa się to poprzez ustrukturyzowane rozmowy prowadzone za pomocą następujących pytań:
- Czy powinniśmy to zrobić? (Dopasowanie strategiczne)
- Czy możemy to zrobić? (Dostępność zasobów)
- Czy powinniśmy to zrobić? (Zaangażowanie)
- Czy to zrobiliśmy? (Odpowiedzialność)
- Czego się nauczyliśmy? (Ciągłe doskonalenie)
Studium przypadku: budowa szpitala oszczędza dwa miesiące
Niedawny przykład z dużego szpitala pokazuje ten efekt. Po 30-dniowej przerwie spowodowanej Covid-19 zespół projektowy stanął przed łącznym opóźnieniem wynoszącym dwa miesiące w projekcie, który zapewniłby opiekę pacjentowi w czasie krótszym niż trzy lata. Tradycyjnymi metodami nie udało się odzyskać straconego czasu.
Wdrożenie LPS® podczas małej sesji pilotażowej z zespołem projektowym uwydatniło kluczową kwestię: wyjaśnienie, czego zespoły na dalszym etapie potrzebują, aby osiągnąć postęp, zamiast po prostu mówić, kiedy produkty będą gotowe. W rezultacie rysunki zostały złożone do pozwolenia na budowę kilka dni wcześniej niż pierwotny harmonogram CPM.
Rozszerzenie sesji z udziałem klienta spowodowało niemal dwumiesięczne przyspieszenie fazy projektowania cywilnego. Zespół skrócił harmonogram o 44 dni, co równało się 1,32 miliona dolarów oszczędności w kosztach projektowania przy absurdalnej stawce 1000 dolarów dziennie.
Rola ostatniego planisty
Last Planner® to osoba bezpośrednio odpowiedzialna za przydzielanie pracy i podejmowanie decyzji dotyczących zasobów. W projektowaniu jest to zwykle główny architekt, kierownik działu lub wiodący inżynier. W budownictwie jest to brygadzista, kierownik budowy lub brygadzista.
Efektywne wdrożenie LPS® wymaga wykwalifikowanego koordynatora, który będzie kierować dynamiką zespołu i identyfikować ukryte ograniczenia. System opiera się na przejrzystości, odpowiedzialności i wspólnym zaangażowaniu w dostarczanie wysokiej jakości pracy na czas.
Wyniki długoterminowe
Ostatecznie w ramach projektu szpitalnego udało się skrócić harmonogram projektowania o 10 miesięcy, skracając całkowity czas realizacji projektu z 36 do 26 miesięcy. Zespół projektowy aktywnie wdraża LPS® do każdej sesji, stale usprawniając swój przepływ pracy.
Największym wnioskiem jest nie tylko szybsze wdrożenie, ale zasadnicza zmiana w sposobie planowania zespołów projektowych z oporu na współpracę. Koncentrując się na silnym zaangażowaniu i ciągłym uczeniu się, LPS® przekształca terminy z ograniczeń w możliwości poprawy.
