Veel ontwerpers verzetten zich instinctief tegen vaste schema’s en beschouwen deze als een belemmering voor de creativiteit. Een groeiend aantal boekt echter succes met een gezamenlijke aanpak die ‘pullplanning’ wordt genoemd, afgeleid van het Last Planner® System (LPS®), ontwikkeld in de jaren negentig door Glenn Ballard en Greg Howell. Deze methode legt geen deadlines op; het onthult realistische tijdlijnen door collectieve inzet.
Зміст
Het probleem met traditionele planning
Traditionele projectplanning, zoals de Critical Path Method (CPM)-planning, slaagt er vaak niet in om de ontwerpresultaten te versnellen, zelfs met meer middelen. Ontwerpers maken vaak onnauwkeurige schattingen of weerstaan tijdgebrek, wat tot vertragingen leidt. Klanten willen, net als iedere consument, voorspelbare opleverdata, maar creatief werk past zelden netjes in strakke tijdlijnen.
Het kernprobleem is niet een gebrek aan inspanning; het is een kloof tussen de manier waarop het werk wordt gepland en hoe het daadwerkelijk stroomt. Ontwerpers zeggen vaak dat planningen hun proces ‘goedkoper’ maken, terwijl aannemers standaard vage schattingen hanteren, zoals ‘ongeveer twee weken’. Deze ontkoppeling ondermijnt de efficiëntie en het vertrouwen.
Hoe pullplanning werkt
LPS® is een ‘pull’-framework, wat betekent dat werk wordt geïnitieerd op basis van downstream-behoeften in plaats van te worden geduwd vanuit upstream-taken. Het houdt in dat alle belanghebbenden – architecten, ingenieurs, eigenaren – samenkomen om gezamenlijk de volgorde van taken, afhankelijkheden en realistische duur te definiëren.
Dit gebeurt via gestructureerde gesprekken, geleid door deze vragen:
- Moeten we dit doen? (Strategische afstemming)
- Kunnen we dit doen? (Beschikbaarheid van bronnen)
- Zullen we dit doen? (Verbintenis)
- Hebben we dit gedaan? (Verantwoording)
- Wat is er geleerd? (Continue verbetering)
Casestudy: een ziekenhuisproject wint twee maanden
Een recent voorbeeld in een groot ziekenhuis laat de impact zien. Na een COVID-gerelateerde pauze van dertig dagen kreeg het ontwerpteam te maken met een cumulatieve vertraging van twee maanden bij een project dat volgens de planning binnen drie jaar patiëntenzorg zou leveren. Traditionele methoden slaagden er niet in de verloren tijd terug te winnen.
Het implementeren van LPS® in een kleine proefsessie met het ontwerpteam onthulde de sleutel: verduidelijken wat downstream-teams nodig hadden om vooruitgang te boeken, in plaats van eenvoudigweg aan te geven wanneer de deliverables klaar zouden zijn. Dit leidde ertoe dat tekeningen van de bouwvergunning dagen eerder werden ingediend dan het oorspronkelijke CPM-schema.
Het uitbreiden van de sessies naar de eigenaar resulteerde in een versnelling van bijna twee maanden in de civiele ontwerpfase. Het team schrapte 44 werkdagen van de planning, wat neerkomt op een $1,32 miljoen aan besparingen op ontwerpkosten bij een gecombineerd tarief van $1.000/dag.
De rol van de Laatste Planner®
De “Last Planner®” is de persoon die rechtstreeks verantwoordelijk is voor het toewijzen van werk en het nemen van beslissingen over middelen. Bij ontwerp is dit doorgaans de projectarchitect, disciplineleider of hoofdingenieur. In de bouw is dit de opzichter, werfleider of voorman.
Voor een effectieve implementatie van LPS® is een bekwame facilitator nodig die de teamdynamiek doorziet en verborgen beperkingen blootlegt. Het systeem gedijt op transparantie, verantwoordelijkheid en een gedeelde inzet om op tijd kwalitatief hoogstaand werk af te leveren.
Langetermijnresultaten
Het ziekenhuisproject zorgde uiteindelijk voor een verbetering van de ontwerpplanning van tien maanden, waardoor de gehele projecttijdlijn werd teruggebracht van 36 naar 26 maanden. Het ontwerpteam integreert LPS® nu actief in elke sessie en verfijnt voortdurend hun workflow.
De belangrijkste conclusie is niet alleen een snellere levering, maar een fundamentele verandering in de manier waarop ontwerpteams planning benaderen: van weerstand naar samenwerking. Door zich te concentreren op betrouwbare toezeggingen en continu leren, transformeert LPS® deadlines van beperkingen in kansen voor verbetering.
