Molti designer si oppongono istintivamente agli orari fissi, considerandoli soffocanti per la creatività. Tuttavia, un numero crescente di essi sta riscontrando successo con un approccio collaborativo chiamato “pianificazione pull”, derivato dal Last Planner® System (LPS®), sviluppato negli anni ’90 da Glenn Ballard e Greg Howell. Questo metodo non impone scadenze; rivela scadenze realistiche attraverso l’impegno collettivo.
Зміст
Il problema della pianificazione tradizionale
La pianificazione di progetto tradizionale, come la pianificazione CPM (Critical Path Method), spesso non riesce ad accelerare i risultati finali della progettazione, anche con maggiori risorse. I progettisti spesso effettuano stime imprecise o resistono a vincoli di tempo, il che porta a ritardi. I clienti, come ogni consumatore, desiderano date di completamento prevedibili, ma il lavoro creativo raramente si adatta perfettamente a scadenze rigide.
Il problema principale non è la mancanza di impegno; si tratta di una disconnessione tra il modo in cui il lavoro viene pianificato e il modo in cui scorre effettivamente. I progettisti spesso affermano che la pianificazione “riduce i costi” del loro processo, mentre gli appaltatori si basano su stime vaghe come “circa due settimane”. Questa disconnessione mina l’efficienza e la fiducia.
Come funziona la pianificazione pull
LPS® è un framework “pull”, il che significa che il lavoro viene avviato in base alle esigenze a valle piuttosto che spinto dalle attività a monte. Si tratta di riunire tutte le parti interessate (architetti, ingegneri, proprietari) per definire in modo collaborativo la sequenza di attività, dipendenze e durate realistiche.
Questo avviene attraverso conversazioni strutturate guidate da queste domande:
- Dovremmo farlo? (Allineamento strategico)
- Possiamo farlo? (Disponibilità delle risorse)
- Lo faremo? (Impegno)
- Abbiamo fatto questo? (Responsabilità)
- Cosa è stato appreso? (Miglioramento continuo)
Caso di studio: un progetto ospedaliero guadagna due mesi
Un recente esempio in un grande ospedale ne dimostra l’impatto. Dopo una pausa di 30 giorni correlata al COVID, il team di progettazione ha dovuto affrontare un ritardo complessivo di due mesi su un progetto programmato per fornire assistenza ai pazienti in meno di tre anni. I metodi tradizionali non sono riusciti a recuperare il tempo perduto.
L’implementazione di LPS® in una piccola sessione di prova con il team di progettazione ha rivelato la chiave: chiarire di cosa i team a valle avevano bisogno per progredire, piuttosto che semplicemente dichiarare quando i risultati finali sarebbero stati pronti. Ciò ha portato a presentare i disegni dei permessi del sito giorni prima rispetto al programma CPM originale.
L’ampliamento delle sessioni per includere il proprietario ha comportato un’accelerazione di quasi due mesi della fase di progettazione civile. Il team ha ridotto la pianificazione di 44 giorni lavorativi, equivalenti a 1,32 milioni di dollari di risparmio sui costi di progettazione a una tariffa combinata di 1.000 dollari al giorno.
Il ruolo dell’Ultimo Pianificatore®
Il “Last Planner®” è la persona direttamente responsabile dell’assegnazione del lavoro e delle decisioni sulle risorse. Nella progettazione, si tratta in genere dell’architetto del progetto, del leader della disciplina o dell’ingegnere capo. Nella costruzione, è il sovrintendente, il direttore del cantiere o il caposquadra.
Un’implementazione efficace di LPS® richiede un facilitatore esperto per navigare nelle dinamiche del team e scoprire i vincoli nascosti. Il sistema si basa sulla trasparenza, sulla responsabilità e sull’impegno condiviso per fornire un lavoro di alta qualità in tempo.
Risultati a lungo termine
Alla fine, il progetto dell’ospedale ha ottenuto un miglioramento del programma di progettazione di dieci mesi, riducendo l’intera tempistica del progetto da 36 a 26 mesi. Il team di progettazione ora incorpora attivamente LPS® in ogni sessione, perfezionando continuamente il proprio flusso di lavoro.
Il punto chiave non è solo una consegna più rapida, ma un cambiamento fondamentale nel modo in cui i team di progettazione affrontano la pianificazione: dalla resistenza alla collaborazione. Concentrandosi su impegni affidabili e apprendimento continuo, LPS® trasforma le scadenze da vincoli in opportunità di miglioramento.
