De nombreux designers s’opposent instinctivement aux horaires fixes, les considérant comme étouffant la créativité. Cependant, un nombre croissant de personnes réussissent grâce à une approche collaborative appelée « pull planning », dérivée du Last Planner® System (LPS®), développé dans les années 1990 par Glenn Ballard et Greg Howell. Cette méthode n’impose pas de délais ; il révèle des délais réalistes grâce à un engagement collectif.
Зміст
Le problème de la planification traditionnelle
La planification de projet traditionnelle, comme la planification par la méthode du chemin critique (CPM), ne parvient souvent pas à accélérer les livrables de conception, même avec des ressources accrues. Les concepteurs estiment souvent de manière inexacte ou résistent aux contraintes de temps, ce qui entraîne des retards. Les clients, comme tout consommateur, veulent des dates d’achèvement prévisibles, mais le travail créatif s’inscrit rarement parfaitement dans des délais rigides.
Le problème principal n’est pas le manque d’efforts ; il y a un décalage entre la façon dont le travail est planifié et la façon dont il se déroule réellement. Les concepteurs citent souvent le fait que les calendriers « dévalorisent » leur processus, tandis que les entrepreneurs se contentent par défaut d’estimations vagues comme « environ deux semaines ». Cette déconnexion mine l’efficacité et la confiance.
Comment fonctionne la planification pull
LPS® est un cadre « pull », ce qui signifie que le travail est initié en fonction des besoins en aval plutôt que poussé à partir des tâches en amont. Cela implique de rassembler toutes les parties prenantes (architectes, ingénieurs, propriétaires) pour définir de manière collaborative la séquence de tâches, les dépendances et les durées réalistes.
Cela se fait à travers des conversations structurées guidées par ces questions :
- Devrions-nous faire cela ? (Alignement stratégique)
- Pouvons qu’on fasse ça ? (Disponibilité des ressources)
- Allons-nous faire cela ? (Engagement)
- Avons-nous fait ça ? (Responsabilité)
- Qu’est-ce qui a été appris ? (Amélioration continue)
Étude de cas : Un projet hospitalier gagne deux mois
Un exemple récent dans un grand hôpital démontre l’impact. Après une pause de 30 jours liée au COVID, l’équipe de conception a été confrontée à un retard cumulé de deux mois sur un projet prévu pour fournir des soins aux patients dans moins de trois ans. Les méthodes traditionnelles n’ont pas permis de récupérer le temps perdu.
La mise en œuvre de LPS® lors d’une petite session d’essai avec l’équipe de conception a révélé la clé : clarifier ce dont les équipes en aval avaient besoin pour progresser, plutôt que de simplement indiquer quand les livrables seraient prêts. Cela a conduit à soumettre les dessins de permis de site plusieurs jours plus tôt que le calendrier initial du CPM.
L’élargissement des sessions pour inclure le propriétaire a permis d’accélérer de près de deux mois la phase de conception civile. L’équipe a économisé 44 jours de travail sur le calendrier, ce qui équivaut à 1,32 million de dollars d’économies sur les coûts de conception à un tarif mixte de 1 000 $/jour.
Le rôle du Last Planner®
Le « Last Planner® » est la personne directement responsable de l’attribution du travail et de la prise de décisions en matière de ressources. En conception, il s’agit généralement de l’architecte du projet, du responsable de la discipline ou de l’ingénieur en chef. Dans la construction, c’est le surintendant, le chef de chantier ou le contremaître.
La mise en œuvre efficace de LPS® nécessite un facilitateur qualifié pour gérer la dynamique d’équipe et découvrir les contraintes cachées. Le système se nourrit de transparence, de responsabilité et d’un engagement partagé à fournir un travail de haute qualité dans les délais.
Résultats à long terme
Le projet d’hôpital a finalement permis d’améliorer le calendrier de conception de dix mois, ramenant le calendrier total du projet de 36 à 26 mois. L’équipe de conception intègre désormais activement LPS® dans chaque session, affinant continuellement son flux de travail.
La clé à retenir n’est pas seulement une livraison plus rapide, mais un changement fondamental dans la façon dont les équipes de conception abordent la planification : de la résistance à la collaboration. En se concentrant sur des engagements fiables et un apprentissage continu, LPS® transforme les délais de contraintes en opportunités d’amélioration.
